Ridotto tempo gestione lead del 38% per azienda trasporti
Un'azienda di trasporti regionali faticava a gestire le richieste in arrivo. Il processo era lento, e perdevano opportunità. Abbiamo ridisegnato il loro flusso, integrando un nuovo CRM e formando il team. In 5 settimane abbiamo messo a punto tutto. Il tempo medio di risposta è sceso, e i lead ora passano dalla richiesta al contatto iniziale in meno di 2 ore.
La Trasporti Veloci S.r.l., un'azienda di logistica attiva nel Triveneto, faceva fatica a rispondere rapidamente alle nuove richieste. Questo li portava a perdere occasioni importanti. Freighbours ha riorganizzato il loro processo di gestione lead, riducendo il tempo medio di risposta del 38% e migliorando le conversioni.
La sfida
Prima del nostro intervento, la Trasporti Veloci S.r.l. riceveva circa 27-30 nuove richieste di preventivo ogni settimana. Queste arrivavano via email, telefono o tramite un modulo generico sul sito. Il problema principale era la frammentazione: le richieste finivano spesso in caselle di posta diverse o venivano annotate su fogli volanti. Il tempo medio per un contatto iniziale era di circa 11 ore, e a volte superava le 24 ore per i picchi di lavoro. Questo ritardo significava che circa il 17% dei lead qualificati non si convertiva in opportunità concrete, perdendo potenziali clienti.
Il loro team commerciale, composto da 4 persone, passava troppo tempo a cercare le informazioni o a capire chi dovesse seguire cosa. Non c'era un sistema chiaro. Le priorità cambiavano spesso e le richieste urgenti si mescolavano a quelle meno importanti. La frustrazione del team era alta, così come il rischio di lasciare clienti in attesa troppo a lungo. Parliamo chiaro: stavano sprecando energia e soldi su processi vecchi.
Approccio
Abbiamo iniziato con un'analisi approfondita, in 2 settimane, intervistando i 4 membri del team commerciale e i 2 responsabili operativi. Volevamo capire ogni passaggio, dal primo contatto del cliente alla chiusura della spedizione. Abbiamo mappato i flussi di lavoro esistenti, identificando i colli di bottiglia e i punti in cui si perdevano le informazioni. Ci siamo concentrati sui numeri reali, non sulle supposizioni.
Poi, abbiamo lavorato insieme per definire un nuovo processo chiaro. L'obiettivo era un sistema centralizzato per tutte le richieste. Abbiamo aiutato Trasporti Veloci S.r.l. a scegliere e configurare un CRM semplice, adatto alle loro dimensioni, come Zoho CRM, in meno di 3 settimane. La nostra squadra di 3 persone ha gestito tutta la configurazione iniziale.
La fase successiva è stata la formazione. Abbiamo tenuto 3 sessioni pratiche da 2 ore ciascuna per il team commerciale, insegnando loro come usare il nuovo CRM per tracciare i lead, assegnare le priorità e automatizzare le risposte. Abbiamo anche creato un manuale di riferimento di 9 pagine con le nuove procedure. Senza giri di parole, abbiamo dato loro gli strumenti per lavorare meglio.
La soluzione
Il cuore della soluzione è stato il nuovo sistema CRM, configurato per acquisire automaticamente i lead da email e dal modulo web. Ora, ogni nuova richiesta viene registrata subito, con un'assegnazione automatica al commerciale disponibile, seguendo una logica di carico di lavoro equilibrato. Questo ha eliminato la dispersione delle informazioni e le attese inutili.
Abbiamo introdotto dei modelli di risposta pre-impostati, personalizzabili, per le prime comunicazioni. Questo ha permesso al team di rispondere in modo coerente e rapido, garantendo che nessun cliente aspettasse più del dovuto. Inoltre, il sistema ora traccia ogni interazione, permettendo ai responsabili di avere sempre una visione chiara dello stato di ogni lead e dell'attività del team.
Abbiamo anche impostato un sistema di alert. Se un lead non riceve una risposta entro 1 ora lavorativa, il sistema avvisa il responsabile. Questo ha dato al team il controllo. La nuova impostazione ha reso il lavoro quotidiano più fluido e meno stressante per tutti. Contano i numeri, e questo sistema ha iniziato a mostrarli subito.
Risultati
Con Freighbours, Trasporti Veloci S.r.l. ha trasformato la sua gestione dei lead da un punto debole a un vero vantaggio competitivo. Il tempo per contattare un potenziale cliente è calato drasticamente, e hanno iniziato a chiudere più contratti. Ora hanno una visione chiara del loro funnel di vendita e possono concentrarsi meglio sui clienti giusti.
Tempistiche
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Febbraio 2024Workshop di analisi con i 6 membri del team Trasporti Veloci S.r.l.
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Inizio Marzo 2024Scelta e configurazione del CRM Zoho (4 settimane di lavoro).
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Fine Marzo 2024Tre sessioni di formazione pratiche per il team commerciale.
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Aprile 2024Monitoraggio iniziale e aggiustamenti fini al flusso di lavoro.
"Eravamo sommersi dalle richieste e spesso perdevamo i contatti importanti. Non è stato semplice cambiare le nostre abitudini di 15 anni, ci sono volute un paio di settimane per abituarci al nuovo CRM. Ma ora il team è più tranquillo. Rispondiamo in meno di 2 ore e contiamo 6-7 preventivi in più chiusi ogni mese. Ottimo risultato."